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怎樣使用辦公室鐵皮櫃才有助于更高效率的工作

时间:2017/12/12 08:50:46

人類最初的生産和生活都是非常簡單的,一切都依靠人工、天然的方式進行,隨著科技的發展,我們的生産生活都開始依靠更多工具。比如辦公生活中使用鐵皮櫃,更加方便我們整理收納各種文件資料。

现如今,很多单位的办公室里都配备了各式各样的文件櫃,木文件櫃、铁皮柜等。那么,如何更好地利用铁皮柜,整理好我们的文件资料,发挥出铁皮柜的最大效能,提升我们的工作效率还是有一些技巧和方法的。

一、盡量使用帶玻璃的鐵皮櫃存放文件。除非是一些涉及保密的資料,我們平常使用的鐵皮櫃當然是玻璃門的比較好,一則是美觀大方,二則是方便我們快速找到存放其中的文件資料。

二、對鐵皮櫃中的文件進行編碼分類。如一所述,我們就需要對文件資料進行編碼分類,可以在文件的背脊上寫明編號資料,也可以使用不同顔色的文件夾用以區分,這兩種方法都是操作簡單易操作的,只需花費幾分鍾就可以整理好自己的文件資料庫。

三、出去上述两种方法之外,有一种在此基础上改进的方法,小编一直在用,推荐给大家。给自己的文件櫃分区,比如“个人资料”、“合同资料”、“公司资料”等等,在每一个分区中再使用一和二中的方法,就会更加清晰明了。

其实,我们的铁皮柜就像一个图书馆,首先要分区管理,然后再给每一个文件櫃标号,添加索引。如此操作之后,你会发现工作似乎都事半功倍了。

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